Заява про захист особистих даних у процесі підбору персоналу

Контролер обробки Ваших даних, як описано в Заяві про захист особистих даних, — компанія Henkel AG & Co. KGaA, Henkelstraße 67, 40589 Düsseldorf, Germany

‏(надалі — «Henkel», «ми» або «нас»).

Якщо у Вас виникають запити щодо обробки Ваших особистих даних, звертайтесь електронною чи звичайною поштою до нашого інспектора із захисту особистих даних: c/o Henkel AG & Co. KGaA, Henkelstraße 67, D 40191 Düsseldorf, Germany, ел. пошта: Datenschutz@henkel.com. 

Ми обробляємо Ваші особисті дані, коли Ви надсилаєте заявку про прийом на роботу в групу компаній Henkel чи хочете приєднатися до нашого кадрового резерву. Коли Ви надсилаєте заявку про прийом на роботу та/або створюєте обліковий запис у нашій спільноті талантів, ми обробляємо такі особисті дані:

• основні дані кандидата ‏(особисті дані, зокрема ім’я, вік тощо);
• контактні дані ‏(адреса, електронна адреса, номер телефону тощо);
• дані кандидата ‏(інформація про освіту, попередні місця роботи, резюме тощо);
• сфери інтересів ‏(інформація про посади, що Вас цікавлять чи можуть зацікавити, тощо).

Ми збираємо ці особисті дані безпосередньо від Вас, коли Ви надсилаєте заявку про прийом на роботу в групу компаній Henkel, під час процесу надсилання заявок та відбору ‏(наприклад, під час ‏(відео-)співбесід) або якщо хочете ввійти до нашого кадрового резерву, щоб залишатися на зв’язку для майбутнього найму ‏(наприклад, встановивши відповідний прапорець під час надсилання заявки). Поля даних, позначені зірочкою ‏(*), є обов’язковими для обробки заявки та виконання процесу відбору, а додаткова інформація може стати корисною для цього процесу, залежно від посади, на яку Ви претендуєте.

Крім того, ми можемо збирати Вашу загальнодоступну професійну інформацію в LinkedIn, щоб зв’язатися з Вами й запропонувати роботу.

3.1 Процес надсилання заявки та відбору 

Ми обробляємо Ваші особисті дані для нижченаведених цілей.

• Створення загального профілю із заявкою щодо прийому на роботу, який ми будемо використовувати й на який покладатимемося стосовно всіх Ваших заявок ‏(Ви можете змінити свій загальний профіль із заявкою щодо прийому на роботу, у будь-який час увійшовши у свій обліковий запис).
• Створення персоналізованого оповіщення про вакансії для отримання нових пропозицій щодо працевлаштування, опублікованих на сайті, відповідно до Ваших критеріїв пошуку. Ви можете в будь-який час відписатися від сповіщень про вакансії, перейшовши за посиланням, яке буде наведено в кожному надісланому Вам електронному повідомленні, або оновивши параметри у своєму профілі.
• Проведення з Вами процесу надсилання заявки та відбору, зокрема оцінки Вашої заявки, проведення можливих ‏(відео)співбесід та оцінок онлайн або на місці ‏(наприклад, тестів особистості, оцінок когнітивних здібностей тощо);
• Необхідні допоміжні процеси для надсилання заявки та відбору ‏(наприклад, для цілей обов’язкової звітності, перевірки списку санкцій тощо).

Ми обробляємо ці персональні дані, щоб виконати процес надсилання заявки й відбору ‏(і найняти Вас на роботу в разі успіху), а також занести Вас у наш кадровий резерв і надавати Вам свої послуги, ст. 6 роз. 1 підпункт b GDPR.

Усі Ваші заявки та їх статус відображатимуться нашим спеціалістам із підбору персоналу та вибраним менеджерам із персоналу для забезпечення прозорості процесу відбору.

Ми зберігатимемо її протягом 6 місяців із метою дотримання правових вимог до процесу подачі заявки та відбору, відповідно до ст. 6 роз. 1 Загального регламенту захисту даних ‏(GDPR), а також зберігатимемо Ваш загальний профіль протягом 12 місяців із дати його останнього оновлення.

Якщо Ви надсилаєте заявку щодо прийому на роботу в США чи Пуерто-Рико, ми зберігатимемо її протягом 36 місяців із метою дотримання місцевих вимог до документування процесу подачі заявки та відбору, ст. 6 роз. 1 підпункт f GDPR.

Якщо Ви надсилаєте заявку щодо прийому на роботу в Індонезії, ми зберігатимемо її протягом 60 місяців із метою дотримання місцевих вимог до документування процесу подачі заявки та відбору, ст. 6 роз. 1 підпункт f GDPR.

Якщо Ви надсилаєте заявку щодо прийому на роботу в Сінгапурі, ми зберігатимемо її протягом 24 місяців із метою дотримання місцевих вимог до документування процесу подачі заявки та відбору, ст. 6 роз. 1 підпункт f GDPR.

3.2 Кадровий резерв

Крім того, ми обробляємо Ваші особисті дані для включення до кадрового резерву, виконуючи нижченаведені дії.

• Створення профілю для Вас у нашому кадровому резерві, який ми розглядатимемо для майбутніх пропозицій щодо роботи й використовуватимемо для зв’язку з Вами ‏(якщо Ви погодилися на таке використання, наприклад, встановивши відповідний прапорець під час надсилання заявки щодо прийому на роботу або під час процесу надсилання заявки й відбору).
• Надання Вам інформації про групу компаній Henkel як роботодавця, можливості працевлаштування й нові пропозиції роботи, якщо Ви погодилися ввійти до нашого кадрового резерву ‏(див. вище).
• Якщо Ви зареєструвалися в кадровому резерві й надали згоду на отримання такої інформації, ми надсилатимемо Вам електронною поштою інформацію про нашу діяльність із просування бренда роботодавця.

Ми обробляємо Ваші особисті дані для цих цілей на основі Вашої згоди, ст. 6 роз. 1 підпункт а GDPR. Ми попросимо Вас надати згоду або безпосередньо під час процесу надсилання заявки та відбору електронною поштою, або коли Ви заповните форму й встановите відповідний прапорець. Ви можете будь-коли відкликати свою згоду, використовуючи налаштування свого облікового запису, або будь-коли видалити свій обліковий запис. Крім того, Ви можете звернутися до нас за допомогою контактної інформації, зазначеної вище, щоб повідомити про бажання відкликати свою згоду. У такому разі ми припинимо обробку Ваших особистих даних із метою надсилання Вам цієї інформації. Це не впливає на законність обробки до відкликання згоди.

Ми зберігатимемо Ваш профіль кадрового резерву протягом 24 місяців із дати його реєстрації або останнього оновлення. Ви також можете будь-коли видалити свій профіль кадрового резерву разом з усіма своїми особистими даними, пов’язаними з ним, увійшовши в нього й використавши опцію видалення.

Якщо ви перебуваєте в Північній Америці, ми зберігаємо ваш кадровий резерв протягом 36 місяців з дати його реєстрації або останнього оновлення. Ви також можете будь-коли видалити свій профіль кадрового резерву разом з усіма своїми особистими даними, пов’язаними з ним, увійшовши в нього й використавши опцію видалення.

3.3 Відео-співбесіда

Також ми оброблятимемо Ваші дані в процесі підбору персоналу на деякі посади під час відео-співбесіди. Зауважте, що відео-співбесіда завжди буде необов’язковим кроком у процесі підбору персоналу. Якщо Ви не погодитеся з умовами та положеннями відео-співбесіди, Ви все одно зможете взяти участь у загальному процесі підбору персоналу без жодних негативних наслідків для себе через відмову.

Служба технічної підтримки компанії HireVue, що розташована в США, може отримати доступ до ваших особистих даних стосовно питань технічної підтримки.

Ми обробляємо Ваші особисті дані для цих цілей на основі Вашої згоди, ст. 6 роз. 1 підпункт а GDPR. Пов’язане із цим передавання даних до третіх країн, а саме до США, виконується на основі Вашої згоди та ст. 49 роз. 1 підрозділу 1 підпункту a GDPR. Перед початком відео-співбесіди/збору даних ми попросимо Вас надати згоду на доступ до даних для служби технічної підтримки компанії HireVue. Ви можете відкликати свою згоду, звернувшись до нас за допомогою контактної інформації, зазначеної вище, і повідомити нам про бажання відкликати свою згоду. У такому разі ми припинимо обробку Ваших особистих даних із метою надсилання Вам цієї інформації. Це не впливає на законність обробки до відкликання згоди.

Нижче наведено додаткову інформацію про доступ до Ваших даних для служби технічної підтримки компанії HireVue.

• Особа отримувача:
  • команда технічної підтримки компанії HireVue.
• Країна, до якої передаються дані для надання технічної підтримки:
  • Джордан, штат Юта, США.
• Для чого потрібне (обмежене) передавання даних?
  • Обмін даними потрібний для надання технічної підтримки. Служба технічної підтримки буде задіяна в разі виникнення технічних проблем із системою HireVue.
  • Службі технічної підтримки іноді потрібен доступ до платформи HireVue, щоб досліджувати або аналізувати технічні проблеми, пов’язані з платформою.
• Тип даних, до яких надається доступ:
  • служба технічної підтримки компанії HireVue отримає доступ лише до даних, безпосередньо пов’язаних із технічною проблемою;
  • служба технічної підтримки компанії HireVue не отримає доступ до інших даних;
  • дані, до яких може бути отримано доступ: контактні дані, дані щодо попереднього працевлаштування, дані щодо особистого життя, відео-дані.
• Ризик передавання даних:
  • зверніть увагу, що для третьої країни ‏(США), у яку може бути передано Ваші дані, можуть не застосовуватися належні заходи безпеки;
  • згідно з європейським законодавством США не гарантує належний рівень захисту даних;
  • крім того, зверніть увагу, що в третій країні (США):
    • може не бути наглядового органу;
    • може не бути принципів обробки даних;
    • можуть не надаватися права суб’єкта даних.

Потенційні ризики передавання даних можуть бути пов’язані з незаконним доступом, втратою або небажаною зміною даних.

3.4 Перевірка біографічних даних

Відповідно до правил Північної Америки всі кандидати на прийом на роботу в Північній Америці ‏(незалежно від національності) повинні пройти перевірку біографічних даних до підписання будь-яких угод.

Перевірка біографічних даних — це незамінний інструмент для виявлення кандидатів, які становлять реальну загрозу для організації на підставі минулої поведінки. Фактично, перевірка біографічних даних часто є найкращим захистом від скарг щодо недбалого прийому на роботу та утримання. Роботодавці можуть захистити свій бренд, репутацію, клієнтів, співробітників і уникнути фінансових втрат.

Основна причина, через яку слід виконувати перевірку біографічних даних, — уникнення роботодавцем або іншими особами шкоди чи юридичної відповідальності різного роду. Зокрема, це шкода для:

• інших співробітників через сексуальні домагання чи насильство на робочому місці;
• внутрішніх і зовнішніх клієнтів організації, наприклад, через напад із метою сексуального насильства в службових приміщеннях;
• бізнесу роботодавця через фінансові втрати або проблеми з репутацією й авторитетом;
• захисту від судових позовів, як-от щодо недбалого прийому на роботу, що є вагомою причиною для проведення ретельного розслідування відомостей про судимість кандидатів на роботу. Багаторівневий пошук фактів судимості може бути переконливим доказом того, що роботодавець виявив належну обережність під час прийому на роботу.

Компанія Henkel як материнська компанія глобальної групи компаній Henkel надаватиме Вашу особисту інформацію іншим представництвам чи дочірнім компаніям Henkel у всьому світі в країнах, для яких Ви зареєстрували свою заявку, зокрема в країнах за межами Європейського Союзу та Європейської економічної зони, які можуть не забезпечувати відповідний рівень захисту даних. На такі організації поширюється ця Заява про захист особистих даних і подальші заходи щодо забезпечення відповідного рівня захисту даних, еквівалентного рівню захисту даних Європейського Союзу, зокрема відповідно до висновку Стандартних положень про захист даних, випущених Комісією ЄС відповідно до ст. 46 роз. 2 підпункту c GDPR. Усі представництва та дочірні компанії Henkel наведено на нашому веб-сайті.

Для виконання процесу надсилання заявки та відбору й забезпечення нашого кадрового резерву ми також покладаємося на зовнішніх постачальників послуг, які не можуть обробляти ваші особисті дані для своїх власних цілей, оскільки вони суворо дотримуються наших указівок. Вони працюють як обробники даних відповідно до ст. 28 GDPR.

У разі використання послуг кадрових агентів або агентств, інформація, що стосується конкретного процесу, буде передана кадровому агенту/агентству для цього певного процесу.

Цей вебсайт використовує файли cookie та аналогічні технології. Файли cookie — це невеликі фрагменти даних, що тимчасово зберігаються браузером на жорсткому диску вашого пристрою і необхідні для використання нашого сайту. Файли cookie часто містять унікальний ідентифікатор, який являє собою число, що генерується випадковим чином і зберігається на пристрої. Термін дії деяких файлів закінчується відразу після завершення сеансу, інші залишаються на вашому пристрої протягом більш тривалого періоду. Технічно необхідні файли cookie використовуються автоматично. Інші файли cookie ‏(або аналогічні технології) будуть використовуватися тільки на підставі вашої попередньої згоди.

Зокрема, ми використовуємо файли cookie та інші технології відстеження для цілей, зазначених нижче.

Суворо необхідні файли cookie

Такі файли cookie необхідні для функціонування вебсайту й не можуть бути вимкнені в наших системах. Вони можуть використовуватися у зв’язку з вашими діями, які становлять запит на послуги, наприклад, під час налаштування параметрів конфіденційності, входу в систему або заповнення форм. Ви можете налаштувати свій браузер так, щоб він блокував такі файли cookie або попереджав вас про них, однак у цьому разі деякі розділи сайту можуть не працювати.

Цільові файли cookie

Ці файли cookie можуть використовуватися на нашому сайті нами та/або нашими партнерами з обслуговування, включно з компаніями соціальних мереж. Вони можуть використовуватися для створення вашого профілю інтересів на основі вашої інформації про перегляди, яку вони отримують під час відвідування вами вебсайту, включно з унікальною ідентифікацією вашого браузера та/або інтернет-пристрою, і можуть показувати вам відповідний уміст або рекламу на нашому та інших сайтах. На нашому сайті використовується плагін «Apply with LinkedIn» ‏(«Подати заявку через LinkedIn») або «Поширити», і якщо ви взаємодієте із цим плагіном, натискаючи, наприклад, кнопку «Подати заявку», плагін використовує файли cookie, щоб ідентифікувати вас і створити ваш запит на подання заявки. Якщо ви не дозволите використання цих файлів cookie, ви отримуватимете менше цільової реклами.

Домашні сторінки спільноти талантів і портали реєстрації Henkel використовують деякі обов’язкові файли cookie, оскільки вони дають Вам змогу переміщатися порталом і використовувати його функції, як-от отримувати доступ до захищених розділів, дозволяти роботу декількох додатків без повторного введення інформації або використовувати підключення до соціальних мереж для надсилання заявки.

Обов’язкові файли cookie, які використовуються на порталах

• Файли cookie сеансу ‏(ScustomPortal-{portalUrlPath}) застосовуються, щоб користувач не виходив із системи через приватні розділи порталу.
• Файли cookie мови ‏(portalLanguage-{portalId}) використовуються для збереження поточної мови, яку користувач вибрав на порталі.
• Поле маркера для CSRF-атак ‏(tokenField) використовується для захисту від CSRF-атак ‏(лише для користувачів, які ввійшли в систему).
• Файли cookie згоди ‏(userCookieConsent-{portalUrlPath}) використовуються для зберігання типів файлів cookie, які користувач дозволив/відхилив на порталах з увімкненою функцією керування файлами cookie, щоб продовжувати дію згоди під час перегляду/відвідування кожної сторінки.

Протягом якого часу зберігаються файли cookie?

• Файли cookie сеансу: до закриття браузера.
• Файли cookie мови: до закриття браузера.
• Поле маркера для CSRF-атак: протягом 1 години.
• Файли cookie згоди: безстроково.

Докладнішу інформацію про файли cookie та інші технології, які використовуються на нашому веб-сайті, та цілі їх використання наведено на сторінках «Файли cookie» та «Налаштування файлів cookie». Крім того, на цих сторінках Ви можете будь-коли відкликати свою згоду на майбутнє, вимкнувши потрібні налаштування файлів cookie.